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Präsentationen und Vorträge, Mitarbeiter- und Kundengespräche, Projektberichte und Auftragsbearbeitung – am besten heute noch alles. Die To-Do-Liste wird immer länger und der Wunsch nach mehr Zeit oder zumindest einer effizienteren Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit wird immer größer. Zeitmanagementtrainings versprechen hier Abhilfe.
Viele Zeitmanagementtrainings und -techniken erzielen aber nicht den versprochenen und gewünschten Effekt. Zeit vergeht unabhängig von ihrer Nutzung, weshalb sich nur die persönliche Arbeitsorganisation managen lässt. Aber gerade die Persönlichkeitseigenschaften eines Individuums und Themen Selbststeuerungskompetenz finden sie gut wie nie Beachtung.

Psychologie und Zeitmanagement

Menschen unterscheiden sich in ihren Persönlichkeitseigenschaften und somit auch in ihrer Handlungssteuerung, wie sie z.B. das eigene Verhalten zielgerichtet beeinflussen, sich organisieren, kontrollieren sowie motivieren. In fast allen marktüblichen Zeitmanagementtrainings, die in vielen Betrieben Anwendung finden, werden jedoch diese psychologischen Variablen vernachlässigt.

Dazu gehören z.B. Faktoren, die die menschliche Motivation beeinflussen. Während einige Menschen sich mit Neugier, Spaß und Interesse an der Tätigkeit belohnen können, benötigen andere zur Motivation Lob von außen, gute Noten oder sogar Kritik. Aber nicht nur Anreize, sondern auch Emotionen und Kognitionen nehmen Einfluss darauf, sich entweder zu mehr Leistung und somit mehr Erfolg zu motivieren oder doch mehr die sozialen Kontakte zu pflegen.

Darüber hinaus werden die kaum veränderbaren, stabilen Persönlichkeitseigenschaften eines Individuums nicht genug berücksichtigt. Aufgrund der starken genetischen Komponente unterscheiden sich Menschen ein Leben lang darin, wie selbstdiszipliniert und gewissenhaft sie arbeiten und wie gut sie ihr Verhalten, ihre Emotionen und kognitiven Prozesse kontrollieren können.

Ebenfalls ein wichtiger Faktor ist die Fähigkeit zur Emotionsregulation. Einige Menschen haben ihre Emotionen gut im Blick und können diese schnell, differenziert benennen und modifizieren, andere wiederum können dies nicht oder nur in Ansätzen. Die Fähigkeit zur Emotionsregulation ist aber eine unbedingte Voraussetzung um Selbststeuerungskompetenzen aufzubauen. Was möchte ich wirklich erreichen, wie werde ich daran gehindert, wie kann ich das ändern? Der Zusammenhang zu einem effektiven Zeitmanagement liegt auf der Hand.

Ein weiterer Grund, weshalb Ziele nicht erreicht oder auf dem Weg der Zielerreichung schnell Stress entsteht, ist das Aufschieben von wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben bis kurz vor die Deadline. Kurzfristige Ziele werden bevorzugt und langfristige vernachlässigt, um bestimmten Bedürfnissen z. B. nach Lob oder Erholung schneller nachzugehen. Auch hier spielt eine zeitlich reltiv stabile, individuell verschieden ausgeprägte Eigenschaft eine große Rolle: die Fähigkeit zur Impulskontrolle. Sie gibt Aufschluss darüber, wie Ziele geplant und eigene Handlungen zum Erreichen dieser Ziele kontrolliert werden können.

Zeitmanagement scheint also mehr zu sein als nur eine effiziente Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit. Psychologisch gesehen bedeutet Zeitmanagement die effektive und effiziente Selbststeuerung eines Individuums über einen bestimmten Zeitraum, in dem vorab definierte Ziele erreicht werden sollen. Dafür ist es wichtig, dass die Person selbst aktiv die aktuelle Situation bezüglich der eigenen Ziele, ihrer Emotionen und Kognitionen, Möglichkeiten und Hindernissen kritisch hinterfragt. Das ist im Grunde ein sehr komplexer Prozess, den viele Zeitmanagementtrainings auf dem Markt nicht gerecht werden können.

Fehlende Wirkung von Zeitmanagementtrainings

Viele Menschen wollen erfolgreicher sein, mehr Leistung erbringen oder weniger Stress empfinden. Klar! Aber die Wirksamkeit von Trainings, die derartiges versprechen, sollte nicht nur von Personalern kritisch hinterfragt werden.

Sie weisen oft Transferprobleme in den Arbeitsalltag auf, wobei die erlernten Techniken durch die Komplexität der Tätigkeiten und durch Stress oft schnell wieder vergessen werden.

Auch mangelt es an empirischer Bestätigung über die Wirkung auf die Leistung, denn bisher konnte kein bedeutsamer Zusammenhang zwischen Zeitmanagementverhalten und Leistung nachgewiesen werden. Denkbar ist allerdings, dass gerade bei komplexen Aufgaben mit hohem Koordinationsbedarf ein gutes Zeitmanagement eine positive Wirkung auf die eigene Leistung entfalten kann. So kann es indirekt durch mehr Struktur, Transparenz und Kontrolle bewirken, dass Besprechungen pünktlich beginnen und Aufgaben termingerecht erledigt werden.
Nachweisen konnte man jedoch, dass Trainings bzw. Methoden, die sich an dem Selbstmanagementansatz orientieren, im Vergleich zu den in der Praxis klassischerweise durchgeführten Zeitmanagementtrainings weitaus besser und nachhaltiger bezüglich Erreichen von wirksamen Effekten abschneiden.
Sie berücksichtigen beispielsweise insoweit die Abwertung von Aktivitäten mit langfristigem Nutzen, als dass größere Ziele aufgeteilt werden und mit kleinen, konkreten Zielen angefangen wird. So kann verhindert werden, dass Ziele in größerer Entfernung abgewertet und Tätigkeiten zur Zielerreichung bis kurz vor die Deadline vor sich her geschoben werden. Mithilfe von gezielten Übungen wird ebenfalls die Selbststeuerungskompetenz gefördert, um einen differenzierteren Kenntnisstand über seine Emotionen sowie Gedanken zu erhalten.

Außerdem wies man nach, dass Teilnehmer, die unter Berücksichtigung selbstregulatorischer Kompetenzen trainiert wurden, noch Monate später eine bessere Selbststeuerungskompetenz und sogar eine höhere Lebenszufriedenheit besaßen.

Abschließend bleibt festzuhalten, dass trotz höherer Effektivität auch diese Trainings lediglich die erlebte Zeitkontrolle der Teilnehmer erhöhen und das Stresserleben reduzieren, die Leistung konnte aber nicht direkt beeinflusst werden.