Freie Stellen in Unternehmen sollen mit passenden Bewerbern besetzt werden. Das Ziel ist also, eine möglichst genaue Vorhersage über die berufliche Passung von Bewerber zu den Aufgaben im Job zu machen, hierzu gehört das Erkennen geeigneter und auch ungeeigneter Bewerber. Neben der fachlichen Kompetenz, die in der Regel recht einfach zu erfassen ist, sind es vor allem die überfachlichen Kompetenzen, wie zum Beispiel Persönlichkeitseigenschaften und soziale Kompetenzen, die für den Erfolg im Job sind. Die professionelle Eignungsdiagnostik umfasst viele Möglichkeiten, um gute Personalentscheidungen zu treffen und somit zum einen Fehlbesetzungen zu vermeiden, als auch geeigneten Bewerbern unwillentlich abzusagen.
Die psychologische Personalauswahl unterscheidet sich durch vier besondere Merkmale
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die Anforderungsanalyse,
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den Prozess der psychologischen Diagnostik, wie zum Beispiel die Trennung von Beobachten und Beurteilen und das hypothesengeleitete Schlussfolgern,
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Rückgriff auf bereits bekannte Zusammenhänge zwischen den Kriterien beziehungsweise zum Berufserfolg
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und den verwendeten Methoden, um diese Kriterien bei den Bewerber zu messen. Diese Instrumente können nachweisen, dass sie messgenau sind, dass sie messen, was sie zu messen vorgeben und dass sie gute Vorhersagen zum Berufserfolg machen können.
Die konkreten Schritte nun mal im Einzelen
Eine Anforderungsanalyse wird gemacht, um die Kriterien zu finden, die den optimalen Stelleninhaber von einem schlechten oder mittelmäßigen Kandidaten unterscheidet. Das können fachliche und überfachliche Kompetenzen, sowie Persönlichkeitseigenschaften sein. Verfahren, die man hierfür einsetzen kann, sind beispielsweise:
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das Anforderungsmodul des Bochumer Inventars zur berufsbezogenen Persönlichkeitsbeschreibung (BIP),
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strukturierte Interviews,
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Critical Incident Technik
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oder die Repertory Grid Technik.
Die Kriterien Anforderungsanalyse müssen nun bei den Bewerbern erfasst und eingeschätzt werden. Es wurde festgestellt, dass die Trennung von Beobachten und Beurteilen zu einer besseren Qualität der Urteils führt. Man soll also erst möglichst spät das Urteil über die Passung des Bewerbers zur Stelle fällen und vorher nur Informationen sammeln. Ein vorschnelles Urteil wird dadurch vermieden, dass man möglichst lange auf einer hypothetischen Ebene bleibt. Beim hypothesengeleiteten Schlussfolgern dienen wahrgenommene Informationen als Hinweise, es müssen aber immer mehrere Hinweise zusammen kommen, um Schlüsse ziehen zu können. Es gibt also nie nur eine einzige Frage, die Aufschluss über ein bestimmtes Kriterium geben kann. Wissen über Zusammenhänge zwischen den Kriterien beziehungsweise den Kriterien und Berufserfolg hilft hier. Beispielsweise lesen wir in den Unterlagen, dass der Bewerber bis zum 16. Lebensjahr Leichtathletik auf Wettbewerbsniveau betrieben hat. Hier ist aus der Forschung ein Zusammenhang bekannt: Leistungssportler sind deutlich überdurchschnittlich in Leistungsmotivation, Belastbarkeit, Selbstbewusstsein und Gewissenhaftigkeit. Nur weil der Leistungssport in den Unterlagen steht, ist nicht davon auszugehen, dass der Bewerber auf jeden Fall sehr leistungsmotiviert, belastbar, selbstbewusst und gewissenhaft ist. Aber diese Hypothese ist im Hinterkopf zu behalten, um zu schauen, ob sich diese bisher vermutete höhere Ausprägung des Leistungsmotivs weiterhin bestätigt. Die Informationsbeschaffung über den Bewerber wird weiterhin durch das Einsetzen von geeigneten Methoden zum Messen der relevanten Kriterien unterstützt.
Ein Beispiel: Die Stelle eines Account Managers ist zu besetzen
Wie könnte der Prozess aussehen, um diese Stelle mit dem bestmöglichen Kandidaten zu besetzen?
Zunächst soll eine Anforderungsanalyse gemacht werden.
Würde man die Anforderungsanalyse im Vorfeld weglassen, wäre das ungefähr so, als würde ein Arzt ohne vorherige Diagnose dem Patienten einfach auf gut Glück Medikamente verabreichen, in der Hoffnung, dass diese die Anforderungen erfüllen und der Patient also auch genau diese braucht. Man kann sich vorstellen, dass die Wahrscheinlichkeit ziemlich groß ist, dass der Arzt daneben greift, eine falsche Wahl trifft und der Patient nicht das bekommt, was er braucht und krank bleibt.
Jenseits der fachlichen Kompetenz hat sich in der Anforderungsanalyse ergeben, dass folgende Eigenschaften und Kompetenzen überdurchschnittlich ausgeprägt sein sollen:
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Belastbarkeit
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Flexibilität
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Konfliktmanagement
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professionelles Auftreten
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Beziehungsmanagement (also die Fähigkeit schnell einen guten Kontakt zu anderen Menschen herzustellen und aufrechtzuerhalten)
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Durchsetzungsfähigkeit
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Selbstmanagement (im Sinne einer guten Emotionsregulationskompetenz)
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Verhandlungsgeschick
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Sensitivität (wie gut kann er die Perspektive des anderen einnehmen und die eigene Wirkung auf den andere abschätzen)
Nach der Anforderungsanalyse wird überlegt, mit welchen Methoden man diese Kriterien beim Bewerber messen kann. Aus eignungsdiagnostischer Sicht bietet sich in diesem Fall an:
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ein persönliches Vorstellungsgespräch (diagnostisches Einzelinterview) mit integrierten situativen Fragen
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das Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsbeschreibung, ein Persönlichkeitstest also.
Zur Vorbereitung auf das diagnostische Einzelinterview werden die Bewerbungsunterlagen angeschaut. Die Analyse der Bewerbungsunterlagen liefert Hypothesen, die im Interview weiter überprüft werden müssen. Auch im diagnostischen Einzelinterview werden auf der Basis des hypothesengeleiteten Schlussfolgerns Hinweise gesammelt und verdichtet. Es werden auch immer Alternativhypothesen gebildet, eine Information kann also Hinweis für verschiedene Hypothesen sein und man darf sich nicht zu früh ein Urteil bilden. Beispielsweise kann ein Bewerbungsanschreiben, das sehr gut nur für die Stelle relevante Informationen herausstellt für eine hoch ausgeprägte Sensitivität beim Bewerber sprechen. Der Bewerber konnte ich dem Fall die Perspektive des Lesers einnehmen und filtern, was dieser lesen möchte. Alternativ kann ein solches Anschreiben aber auch für hohe Gewissenhaftigkeit oder eine Kombination aus Sensitivität und Gewissenhaftigkeit stehen. Alle gebildeten Hypothesen werden weiterverfolgt.
Im Laufe des Vorstellungsgesprächs werden situative Fragen gestellt. Diese Fragen werden mit Hilfe der Critical Incident Technik festgelegt, das heißt es werden Fragen ausgesucht, die kritische Situationen aus dem Alltag des Jobs darstellen und der Bewerber muss antworten, wie er diese Situation auflösen würde. Die Antworten der Bewerber werden mit vorher festgelegten Antworten verglichen und danach werden Punkte vergeben.
Beispiel einer situativen Frage:
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Stellen Sie sich vor, dass Sie auf dem Weg zu einem wichtigen Kundentermin im Stau standen und dadurch viel zu spät kommen. Obwohl Sie den Kunden bereits telefonisch über Ihre Verspätung in Kenntnis gesetzt haben, ist er aufgebracht, unfreundlich und äußert ungehalten, dass es jetzt zu spät für den Termin sei. Wie reagieren Sie?
Und das könnten die Bewerber darauf antworten:
a) Ich antworte dem Kunden, dass sein Verhalten nicht angebracht sei, denn schließlich kann jeder mal im Stau stehen und da kann man nichts für. (0 Punkte; das ist die am schlechtesten bewertete Antwort, weil der Bewerber hier kein gutes Beziehungs- und Konfliktmanagement zeigt.)b) Ich entschuldige mich bei dem Kunden für meine Verspätung und bitte darum, den Termin jetzt verspätet beginnen zu können. (3 Punkte; die Antwort zeigt, dass der Bewerber sich zwar entschuldigt (Konfliktmanagement), aber nicht weiter auf die Bedürfnisse des Kunden eingeht (Beziehungsmanagement). Er merkt nicht, dass der Kunde jetzt sehr aufgebracht ist und das kontraproduktiv für den wichtigen Termin ist.)c) Ich entschuldige mich bei dem Kunden für meine Verspätung und frage, was er jetzt machen möchte. Sollte der Kunde einen neuen Termin wünschen, stimme ich dem zu und schreibe später noch eine Email, in der ich mich nochmals entschuldige. (5 Punkte; diese Antwort bekommt die beste Bewertung, weil sowohl gutes Konflikt- als auch gutes Beziehungsmanagement gezeigt wird. Der Bewerber erkennt die Bedürfnisse des Kunden und geht darauf ein. Mit der Email wird die Beziehung zum Kunden nochmal abgesichert.)
Ein weiteres Beispiel einer situativen Frage könnte so aussehen:
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Stellen Sie sich vor, Sie stehen vor einer wichtigen Vertragsverhandlung mit einem Kunden, aber Ihre und die Vorstellungen des Kunden gehen stark auseinander. Der Kunde führt teilweise gerechtfertigte Gründe an, um den Preis weiter runterzuhandeln. Wie reagieren Sie?
a) Ich setze meine Vertragsbedingungen durch, denn ich weiß, was ich will und schließlich ich werde ich an meinen Ergebnissen gemessen. (0 Punkte; der Bewerber ist nicht sensitiv und zeigt keine gute Perspektivenübernahme. Der Kunde ist verprellt und wünscht gegebenenfalls keine weitere Zusammenarbeit.)b) Ich mache einige Einschränkungen und kann mich so mit dem Kunden auf einen Kompromiss einigen. (3 Punkte; der Bewerber bleibt aber eher oberflächlich im Kundenkontakt und zeigt wenig Perspektivenübernahme. Der Kunde fühlt sich nicht unbedingt für die Zukunft an das Unternehmen des Bewerbers gebunden.)c) Ich versuche mich in meinen Kunden hineinzuversetzen, um die Bedürfnisse zu erkennen, die hinter seinen Vertragsbedingungen liegen. Wir können so eine Einigung finden, die beide Parteien zufrieden macht. (5 Punkte; der Bewerber zeigt eine gute Perspektivenübernahme und achtet auf die Bedürfnisse des Kunden, was für eine zukünftige Zusammenarbeit hilfreich ist.)
Der Bewerber nennt bei diesen beiden situativen Fragen jeweils zu c) äquivalente Antworten und erhält für Sensitivität, Beziehungsmanagement und Konfliktmanagement die höchste Punktzahl.
Das Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsbeschreibung ist ein Fragebogen mit 251 Fragen zu 17 Persönlichkeitseigenschaften. Nachdem der Bewerber den Fragebogen ausgefüllt hat, erhält man ein Profil, das zeigt, welche Ausprägung der Eigenschaften bei dem Bewerber vorhanden ist. Für jede Eigenschaft ergibt sich ein Punktewert zwischen eins und zehn. Das Profil könnte folgendermaßen aussehen:
Berufliche Orientierung:
Das Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsbeschreibung misst 17 Eigenschaften und damit mehr, als wir laut Anforderungsanalyse brauchen. Wir können die zusätzlichen Ergebnisse also vernachlässigen und gucken uns nur das an, was laut Anforderungsanalyse relevant ist. Von relevanten Kriterien für diese Stelle in diesem Unternehmen, die überdurchschnittlich ausgeprägt sein sollen, finden wir im Ergebnisprofil des Bochumer Inventars folgende wieder: Belastbarkeit, Flexibilität, Durchsetzungsfähigkeit und Leistungsmotivation. Diese Eigenschaften sind auch alle wie gewünscht überdurchschnittlich ausgeprägt mit Werten von acht beziehungsweise neun. Der Bewerber erreicht für Sensitivität, entgegen der Anforderungen, nur einen mittleren Wert von fünf. Sensitivität ist ein stabiles Persönlichkeitsmerkmal und kann nur schwer erlernt werden. Hier haben wir erstmal keine Passung von Anforderungen der Stelle und Eigenschaft des Bewerbers, das ist aber nicht direkt ein Grund, den Bewerber abzuweisen. Gegen die Hypothese, dass der Bewerber nur in mittlerem Maß sensitiv ist, spricht, dass er bei einer situativen Frage im Interview für Sensitivität die höchste Punktzahl erreicht hat. Auch das Anschreiben hat einen Hinweis auf hohe Sensitivität geliefert. Wir finden hier also keine eindeutige Antwort und werden gegebenenfalls in der Probezeit verstärkt auf Sensitivität achten. Beziehungsmanagement kann aus den Dimensionen Soziabilität und Kontaktfähigkeit hergeleitet werden und der Bewerber hat auch da überdurchschnittliche Werte. Informationen über die verbleibenden relevanten Kriterien Konfliktmanagement, Selbstmanagement, Verhandlungsgeschick und professionelles Auftreten können auch über das diagnostische Einzelinterview gewonnen werden. Angenommen auch hier hat der Bewerber die gewünschten überdurchschnittlichen Ausprägungen gezeigt, dann entspricht der Bewerber den Vorstellungen und wird eingestellt.
Was sind weitere eignungsdiagnostische Methoden?
Es gibt noch weitere Methoden, die zur Informationsbeschaffung über den Bewerber genutzt werden können:
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systematische Analyse der Bewerbungsunterlagen
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Intelligenztests, Leistungstests
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andere Persönlichkeitstests
Aus zugrunde liegenden, zeitstabilen Eigenschaften (Persönlichkeitsfaktoren, Intelligenz) kann auf Erfolg im Job geschlossen werden. Zu den im deutschen Raum verbreiteten Persönlichkeitstests zählt das Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsbeschreibung. Ebenfalls oft angewendet wird das Hamburger Führungsinventar, es erfasst Führungsmotivation und beinhaltet die Komponenten Basismotive (Macht-, Leistungs- und Anschlussmotive), Führungsmotiv, führungsaffine Interessenfelder und Motivationshindernisse.
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Arbeitsproben
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Situational Judgement Tests
Aus gegenwärtigem Verhalten kann in Simulationen auf zukünftiges Verhalten im Job geschlossen werden. Alltagsnahe Problemstellungen sollen theoretisch, zum Beispiel in Situational Judgement Tests, oder praktisch, zum Beispiel in Arbeitsproben, gelöst werden. Situational Judgement Tests erfassen individuelle Verhaltenstendenzen, indem zuvor gewichtete Antwortmöglichkeiten auf festgelegte Fragen erfasst und bewertet werden. Arbeitsproben ermöglichen die Begutachtung eines Bewerbers beim Ausführen simulierter wichtiger Ausschnitte aus dem Arbeitsalltag.
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Biografischer Fragebogen
Es kann auch unmittelbar von vergangenem Verhalten auf zukünftiges Verhalten geschlossen werden. Der biografische Fragebogen ist ein gutes Verfahren, um anhand vergangener Ereignisse Prognosen für berufliche Leistung zu treffen. Antworten auf Fragen zur Biografie des Bewerbers, zum Beispiel zu Studium, letzter Führungsrolle und Leistung, werden mit Antworten von erfolgreichen Positionsinhabern verglichen. Für diese Normierung müssen vorab die Fragen und möglichen Antworten klar umrissen werden.
Mittlerweile sind einige wissenschaftliche fundierte Zusammenhänge zwischen Kriterien beziehungsweise zu Berufserfolg bekannt, ein paar prägnante Beispiele:
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Lücken im Lebenslauf sagen verschwindend wenig über Persönlichkeit aus, wenn man keine Information darüber hat, wie diese Lücke wirklich zustande gekommen ist (Frank & Kanning, 2014).
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Hobbys haben keinen nennenswerten Zusammenhang zu sozialen Kompetenzen (Goelden & Brast, 2012).
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Einzelnoten des Abschlusszeugnisses sind deutlich weniger aussagekräftig als die Durchschnittsnote (Kanning, 2012).
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Wichtiger als die Dauer der Berufserfahrung ist die Vielfältigkeit dieser. Jemand mit 15 Jahren Berufserfahrung ist nicht unbedingt besser geeignet als jemand mit nur fünf Jahren Erfahrung (Quinones, Ford & Teachout, 1995).
Wie kann ich mich als Bewerber auf all das vorbereiten?
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Auf Assessment Center kann man sich gut im Internet und durch Bücher vorbereiten. Daher lässt sich auch die Entwicklung erklären, dass Ergebnisse von Assessment Centern an Aussagekraft verloren haben, es setzen Übungseffekte bei den Bewerbern ein, die zum besseren Abschneiden führen.
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Werden Persönlichkeits- und Intelligenztests durchgeführt, kann man nur einen Tipp geben: locker bleiben und ausgeschlafen zum Termin erscheinen.
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Für Telefoninterviews oder persönliche Gespräche kann man im Vorfeld eine Art Anforderungsanalyse durchführen. Am besten man beantwortet sich dafür folgende Fragen: Welche Kompetenzen sind für die ausgeschriebene Stelle von Bedeutung? Woran wird meine Leistung wahrscheinlich gemessen? Was unterscheidet einen sehr guten Stelleninhaber von einem mittelmäßigen auf dieser Stelle? Antworten darauf kann man im Gespräch einfließen lassen und so zum Beispiel die eigene Gewissenhaftigkeit, Handlungsorientierung und Beziehungsmanagement an Beispielen belegen. Nimmt man für die Vorbereitung die Perspektive des zukünftigen Chefs oder des Personalers ein, wird deutlich, welche der eigenen Eigenschaften man anhand von Beispielen besonders hervorheben sollte.
Die psychologische Personalauswahl ist zwar aufwendiger, aber die Wahrscheinlichkeit von Fehlbesetzungen wird deutlich minimiert. Dieser Aufwand lohnt sich sehr schnell, wenn man die Kosten einer Fehlbesetzung dagegen stellt.
Quellen:
Frank, F., & Kanning, U. P. (2014). Lücken im Lebenslauf. Zeitschrift für Arbeits-und Organisationspsychologie A&O.
Goelden, M. & Brast, C. (2012). Forschung: Berufsbezogene Persönlichkeitsmerkmale von Spitzensportler. In U. P. Kanning & H. Kempermann (Hrsg.), Fallbuch BIP (S. 171 – 190). Göttingen: Hogrefe.
Kanning, U. P. (2012). Personalauswahl–Mythen, Fakten, Perspektiven. Praxis der Wirtschaftspsychologie II, 9-25.
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